Privacy beleid van Muziekvereniging SMT Oostrum
Versie: juni 2021

Muziekvereniging SMT hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit Privacy
beleid willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met
persoonsgegevens. Muziekvereniging SMT houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en
regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat
wij in ieder geval:

● Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn
verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy beleid;
● Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig
zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
● Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw
persoonsgegevens;
● Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging
van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
● Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van
de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
● Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze
respecteren.
Als Muziekvereniging SMT zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
Indien u na het doornemen van ons Privacybeleid, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact
met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onderaan dit document.
Verwerking van persoonsgegevens van verenigingsleden
Persoonsgegevens van verenigingsleden worden door Muziekvereniging SMT verwerkt ten behoeve van
de volgende doelstelling(en):
● Ledenadministratie, contributieheffing, aanmelding muziekopleiding, informatieverstrekking en
uitnodigingen
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
● De lidmaatschapsovereenkomst;
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Muziekvereniging SMT de volgende persoonsgegevens van
u vragen:
● Naam;
● Voornaam;
● Tussenvoegsel;
● Voorletters;
● Adres;
● Postcode;
● Woonplaats;
● Telefoonnummer;
● E-mailadres;
● Geslacht;
● Geboortedatum;
● IBAN nummer;
Uw persoonsgegevens worden door Muziekvereniging SMT opgeslagen ten behoeve van
bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

● Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor
maximaal 7 jaar.
Verwerking van persoonsgegevens van oud-leden
Persoonsgegevens van oud-leden worden door Muziekvereniging SMT verwerkt ten behoeve van de
volgende doelstelling(en):
● Administratieve doeleinden en informatieverstrekking
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
● De lidmaatschapsovereenkomst;
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Muziekvereniging SMT de volgende persoonsgegevens van
u vragen:
● Naam;
● Voornaam;
● Tussenvoegsel;
● Voorletters;
● Adres;
● Postcode;
● Woonplaats;
● Telefoonnummer;
● E-mailadres;
● Geslacht;
● Geboortedatum;
Uw persoonsgegevens worden door Muziekvereniging SMT opgeslagen ten behoeve van
bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
● Maximaal 40 jaar.
Mediacode
Muziekvereniging SMT gebruikt in haar media uitingen (social media, website, persberichten e.d.)
veelvuldig concertregistraties, foto en ander beeldmateriaal. De vereniging heeft de intentie hiermee
zorgvuldig om te gaan en mogelijke nadelige effecten van publicatie te voorkomen. Indien een lid
bezwaar heeft tegen publicatie dan kan dit ten alle tijde gemeld worden. Indien een lid of ander persoon
ongewenste beelden van zichzelf tegenkomt in verenigings uitingen, roepen wij nadrukkelijk op dit direct
te melden. Beelden zullen voor zover binnen het bereik ligt, worden verwijderd.
Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is
voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Derde partijen waaraan gegevens verstrekt worden:
● KNMO/LBM/LBT t.b.v. de bondscontributie
● Opgave bestuursleden aan de KvK
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen
verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard
de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de
door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en
toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek
(persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn
dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden
indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.
Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar)
indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke
vertegenwoordiger.
Bewaartermijn
Muziekvereniging SMT bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor
deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van
u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen
genomen;
● Alle personen die namens Muziekvereniging SMT van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn
gehouden aan geheimhouding daarvan.
● We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoord beleid op al onze systemen;
● We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding
toe is;
● Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of
technische incidenten;
● We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
● Onze (bestuurs-)leden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van
persoonsgegevens.

Communicatie:

Wanneer u e-mail of andere berichten via de website naar ons verzendt, is het mogelijk dat we die
berichten bewaren. Dit maakt het mogelijk uw vragen efficiënt te verwerken en uw verzoeken te
beantwoorden. De gegevens worden opgeslagen op het eigen systeem van Muziekvereniging SMT. Wij
zullen deze gegevens niet combineren met andere persoonlijke gegevens waarover wij beschikken. Wij
verzamelen of gebruiken geen informatie voor andere doeleinden dan de doeleinden die worden
beschreven in dit privacybeleid, tenzij we van tevoren expliciet uw toestemming hiertoe gekregen
hebben.
Hostnet
De e-mail van Muziekvereniging SMT wordt gehost bij Hostnet. Als u contact opneemt via de formulieren
of via mail, worden die betreffende mails opgeslagen op de servers van Hostnet.
Weebly
De website en back-ups van de website worden gehost bij Weebly. Gegevens die u achterlaat op de
website zijn op de servers van Weebly opgeslagen.
Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
Wij gebruiken alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken
op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt
opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor
de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar
behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze
website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat

deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de
instellingen van uw browser verwijderen.
De website verzamelt uw gegevens om de website te verbeteren. Dit gebeurt met Google Analytics.
Deze gegevens zijn anoniem en zijn dus niet gebonden aan uw persoonlijke gegevens. Denk hierbij aan
informatie zoals de duur van uw websitebezoek of de pagina’s die u veel bezoekt.
Daarnaast wordt uw bezoek aan onze website beveiligd door een SSL certificaat. Dit betekent dat uw
verbinding met de website privé is. U herkent deze beveiliging aan het groene slotje voor de url.
Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen
hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel
hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte
gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij
kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan
heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover
direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg
vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de
toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Vragen
Als u naar aanleiding van ons Privacy beleid nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met
ons op!

Contactgegevens:

Muziekvereniging SMT
Buitenhof 19
5807 BW Oostrum
0478-586286
secretaris@smtoostrum.nl